自動ワークフローの新規作成・編集

ここでは、自動ワークフローの設定方法をご案内します。
自動ワークフローはメール送信作業などを自動化できる機能です。
発動条件となる「トリガー」と、トリガーによって実行される「アクション」を設定します。

たとえば、「受講開始日時から○日経過時点でコースの完了率が○％以下のユーザー」という発動条件を指定して、該当のユーザーに講座の受講を促すメールを自動で送信することが可能です。
また、メールテンプレートに変数を指定することで、汎用性の高い自動メールを作成できます。

※管理画面にメニューが表示されていない場合はリクエストフォーム・またはメールにてお問い合わせください。

自動ワークフロー一覧

自動ワークフローの新規登録や編集、検索ができます。

新規作成	自動ワークフローの新規作成を行います。
編集	自動ワークフローの編集を行います。
複製	自動ワークフローの複製を行います。
削除	自動ワークフローの削除を行います。
検索	自動ワークフローを検索します。検索対象となる項目は、「自動ワークフロー名」です。

自動ワークフロー一覧の「新規作成」もしくは「編集」から編集ページを開きます。
「自動ワークフロー名」に任意の名称を設定します。
「トリガー（発動条件）の設定」と「アクション（発動後発生内容）の設定」を設定します。
「保存」をクリックします。

トリガー（発動条件）の設定

選択したトリガーの種類によって設定項目が変動します。

トリガーの種類：コース完了率の未達

対象のコースのコースID	トリガーの対象にしたいコースのコースIDを入力します。コースIDはコース一覧よりご確認いただけます。 ※複数のコースIDを指定することはできません。
タイミングと条件の設定	トリガーのタイミングを以下の日数とパーセンテージで設定できます。受講開始日時から◯日経過時点/受講期限から◯日前時点で、コースの完了率が◯%以下だった場合に発動 ※ワークフロー有効化後に受講開始したユーザーのみに発動します。

トリガーの種類：試験レクチャーの合格

対象の試験レクチャーのレクチャーID

トリガーの対象にしたいコースのレクチャーIDを入力します。レクチャーIDは対象の試験レクチャーが含まれるコースのレクチャー設定タブよりご確認いただけます。
※複数のレクチャーIDを指定することはできません。

条件の設定

トリガーの条件を以下より選択できます。

合格したときに発動
合格しなかったときに発動

発動条件を初回の合格（不合格）のみに限定する

トリガーの発動を1回に限定するかどうかを選択できます。

トリガーの種類：コース完了率の達成

対象のコースのコースID	トリガーの対象にしたいコースのコースIDを入力します。コースIDはコース一覧よりご確認いただけます。 ※複数のコースIDを指定することはできません。
タイミングと条件の設定	トリガーのタイミングを以下のパーセンテージで設定できます。コースの完了率が◯%以上になった後◯日後に発動 ※0日を指定した場合は条件を満たすと即時でトリガーが発動します。 ※ワークフロー有効化後に受講開始したユーザーのみに発動します。

トリガーの種類：レクチャーの完了

対象のレクチャーのレクチャーID	トリガーの対象にしたいレクチャーのレクチャーIDを入力します。レクチャーIDはコース編集画面のレクチャー設定タブよりご確認いただけます。 ※複数のレクチャーIDを指定することはできません。
条件の設定	レクチャーが完了したときに発動します。 ※発動するのは初回のレクチャー完了時のみです

トリガーの種類：ユーザーの最終ログイン日

条件の設定

トリガーのタイミングを以下の日数で設定できます。
最終ログインから◯日経過したときに発動

ワークフローが作成される前からログインしていないユーザーもトリガーの対象となります
すでに所定の日数を経過しているユーザーもトリガーの対象となります。
アクションが一度実行されてから、ユーザーがログインしていない状態のままであれば、もう一度アクションが実行されることはありません
アクションが一度実行されてから、ユーザーがログインして、その後もう一度条件を満たした場合は、再度アクションが実行されます

トリガーの種類：対面コースの出欠

対象のイベントのイベントID

トリガーの対象にしたい対面コースのイベントIDを入力します。イベントIDは対象のイベントが含まれるコースのイベント・チケット設定画面よりご確認いただけます。
※複数のイベントDを指定することはできません。

条件の設定

トリガーの条件を以下より選択できます。

出席したときに発動
欠席にしたときに発動

ワークフローは作成後に条件を満たしたユーザーにのみ発動します。

すでに有効になっているワークフローのトリガーやアクションの設定を変更した場合も、

変更後に条件を満たしたユーザーにのみ発動します。

トリガー条件の判定タイミングは、トリガーの種類によって異なります。

1. トリガーの種類「コース完了率の未達」「ユーザーの最終ログイン日」

→15分ごとに条件を満たしているかどうかを確認します。

2. トリガーの種類「コース完了率の達成」「試験レクチャーの合格」「レクチャーの完了」　「合否付きSCORMレクチャーの合格」（SCORMレクチャー機能をご利用の場合のみ）

→トリガーの条件を満たした後、即座に発動します。

例えば、アクションが「メール送信」の場合、1. のトリガーであれば

メールを送信するタイミングは15分ごとです。

2. の場合は条件を満たした直後にメールを送信します。

アクション（発動後発生内容）の設定

トリガーによって実行されるアクションを以下より選択できます。
選択しているトリガーによっては選択できないアクションがあります。

メール送信
認定証の発行
グループ追加
グループ解除

アクション：メール送信

トリガーの条件が満たされたときに自動でメールを送信できます。

送信先の設定	メールの送信先を以下より選択します。トリガー条件を満たしたユーザーにメールを送る対象コースの講師にメールを送るその他特定のメールアドレスにメールを送る
件名	自動送信メールの件名を設定します。変数を利用できます。
本文	自動送信メールの本文を設定します。変数を利用できます。
有効にする	チェックを入れると、自動ワークフローの設定が有効になります。

メールで利用できる変数

アクションの種類で「メール送信」を選択した場合、件名と本文で以下の変数を利用できます。
ユーザーによって氏名や受講中のコース名などの情報は変動します。
メールに変数を設定しておくことで、汎用性の高いメールテンプレートを作成できます。

設定例：*|COURSETITLE|*の受講を完了させてください。

上記の場合、『英会話講座』というタイトルのコースを受講しているユーザーに送信される自動メールには「英会話講座の受講を完了させてください。」と変数の箇所が該当の情報に置換されて表示されます。

\|USERNAMEORNICKNAME\|	送信するユーザーのアカウント名または氏名を表示できます。氏名が存在する場合は氏名が表示され、氏名が存在しない場合はアカウント名が表示されます。
\|USERNAME\|	送信するユーザーのアカウント名が表示されます。
\|NICKNAME\|	送信するユーザーの氏名が表示されます。
\|ORGNAME\|	サイト設定の組織名が表示されます。
\|ORGURL\|	サイトのURLが表示されます。
\|CURRENT_YEAR\|	送信日の西暦が表示されます。
\|COURSETITLE\|	コース名が表示されます。トリガーの種類が「コース完了率の未達」「コース完了率の達成」の場合のみ使用できます。
\|COURSEURL\|	コースのURLが表示されます。トリガーの種類が「コース完了率の未達」「コース完了率の達成」の場合のみ使用できます。
\|LECTURETITLE\|	レクチャー名が表示されます。トリガーの種類が「試験レクチャーの合格」「レクチャーの完了」の場合のみ使用できます。
\|LECTUREURL\|	レクチャーのURLが表示されます。トリガーの種類が「試験レクチャーの合格」「レクチャーの完了」の場合のみ使用できます。
\|USERGROUP\|	送信するユーザーの属するグループのグループ名が表示されます。属するグループが複数ある場合は、カンマ区切りで表示されます。例：Group1, Group2, Group3
\|USERGROUPINTERNALVALUE\|	送信するユーザーの属するグループの内部値が表示されます。属するグループが複数ある場合は、カンマ区切りで表示されます。例：Group1, Group2, Group3

アクション：認定証の発行

トリガーの条件が満たされたときに、自動で認定証が発行されます。
管理者は発行された認定証を認定証発行履歴一覧で確認できます。
また、ユーザーはアカウントメニュー > 認定証一覧から発行された認定証をPDF形式でダウンロードすることができます。

認定証ID	認定証一覧で作成した認定証の認定証IDを入力します。認定証の作成については認定証の新規作成・編集をご参照ください。
有効にする	チェックを入れると、自動ワークフローの設定が有効になります。

アクション：グループ追加

トリガーの条件が満たされたときに、ユーザーにグループが自動的に付与されます。

グループ	ユーザーに付与したいグループを選択します。グループの作成についてはグループの新規作成・編集をご参照ください。
有効にする	チェックを入れると、自動ワークフローの設定が有効になります。

アクション：グループ解除

トリガーの条件が満たされたときに、ユーザーに付与されているグループが自動的に解除されます。

グループ	ユーザーから解除したいグループを選択します。
有効にする	チェックを入れると、自動ワークフローの設定が有効になります。

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